Emploi : Chargé des subventions 

Localisation : Dakar, Sénégal

RÉSUMÉ DU PROJET

L’objectif du Partenariat de Ouagadougou est d’accélérer l’utilisation des services de planification familiale dans neuf pays : Bénin, Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Guinée, Mali, Mauritanie, Niger, Sénégal et Togo. En décembre 2012, l’Unité de Coordination basée à Dakar, au Sénégal est créée pour aider le Partenariat à atteindre ses objectifs. En 2020, le partenariat a sélectionné l’organisation Speak Up Africa pour accueillir l’Unité de Coordination du Partenariat de Ouagadougou (UCPO) à Dakar et aider le Partenariat à augmenter le nombre de femmes utilisant des contraceptifs modernes d’au moins 6,5 millions dans les pays du PO entre 2020 et 2030.

L’Unité de Coordination a pour mission de : 

1. Faciliter le processus de partenariat ;
2. Aider les pays à achever, examiner et renouveler régulièrement leurs plans d’actions nationaux budgétisés ;
3. Aider les pays à mettre en œuvre le plan et à mobiliser des ressources pour leurs Plan de mise en œuvre chiffré ; 
4. Suivre les progrès par rapport aux objectifs ; et 
5. Partager des informations à l’intérieur et à l’extérieur du Partenariat.

RÉSUMÉ DU RÔLE

Le chargé des subventions sera chargé d’assurer la gestion de la qualité des sous-subventions locales. Ce poste exige une solide expérience dans les domaines de la finance et de la gestion de programmes, ainsi qu’une parfaite connaissance des mécanismes de financement. En plus du rôle de supervision, le chargé des subventions veillera à ce que l’équipe des programmes et des opérations améliore sa compréhension des différents mécanismes d’octroi et renforce sa capacité à respecter les exigences des bailleurs en matière de reporting, de ressources humaines, de gestion des biens et d’approvisionnement. 

Description des principales tâches et responsabilités : 

Le chargé de subvention est sous la supervision de la Directrice de l’UCPO et travaille en étroite collaboration avec les coordonnateurs de projet, et sera responsable de : 

1. Gestion des subventions et conformité 

• Servir de point focal pour la gestion des subventions et les questions de conformité des sous-récipiendaires,
• Examiner les mécanismes de subvention pour s’assurer du respect des exigences des bailleurs et de la présentation des budgets.
• Assurer une réponse rapide aux questions des bailleurs sur les conventions de subventions, les budgets et les dépenses effectuées,
• Anticiper et répondre aux questions de l’UCPO et des sous-bénéficiaires sur les conventions de subventions, les budgets et les dépenses.
• Suivre  les dates d’échéances des subventions. 

2. Évaluation du contrôle interne 

• Effectuer des missions auprès des sous récipiendaires pour apprécier la pertinence de leurs contrôles internes, la conformité aux lois et règlements applicables et les politiques et procédures des partenaires. Rendre compte des constats effectués à la hiérarchie, et proposer des actions correctives. 
• Donner un avis sur les règles comptables de bases que doivent suivre les sous récipiendaires,
• S’assurer en permanence de la capacité des sous récipiendaires à reporter de manière fiables toutes les transactions,
• Assurer un répondant et un suivi adéquats avec les sous récipiendaires afin de s’assurer qu’ils mettent en œuvre les différentes recommandations
• Diriger et coordonner la mise en œuvre des procédures de gestion des subventions de l’UCPO. S’assurer que tous les sous récipiendaires sont évalués efficacement, catégorisés et que toutes les mesures correctives sont pleinement mises en œuvre.

3. Gestion et analyse financières 

• Effectuer le contrôle budgétaire (comparaison des dépenses et des budgets). Mettre en place les actions de suivi pour résoudre tout problème identifié. 
• Surveiller les budgets et les dépenses au moins une fois par mois et s’assurer que les engagements envers les partenaires locaux ne dépassent pas le budget disponible. 
• Recevoir et examiner les rapports mensuels sur les dépenses des organisations partenaires locales. 
• Approuver les mises à jour des budgets des partenaires locaux et les rapports financiers.
• S’assurer que la documentation accompagnant les rapports financiers est conforme.

4. Renforcement de capacité

• À travers une formation effective, un soutien et un suivi sur le lieu de travail, renforcer les capacités du personnel des partenaires locaux en matière de conformité et de respect des procédures. 
• Préparer et mettre en œuvre les formations et l’assistance technique nécessaire pour répondre aux besoins de capacité et renforcer la gestion des subventions, par exemple la gestion financière, l’analyse budgétaire, les politiques et procédures, la comptabilité de base, etc. 
• Coordonner la planification et la mise en œuvre de l’évaluation de la capacité institutionnelle et l’examen périodique des nouvelles organisations partenaires potentielles. 
• Effectuer et coordonner avec les coordonnateurs de projet des visites de suivi auprès des organisations partenaires afin d’évaluer la pertinence des contrôles internes et de fournir un mentorat et une assistance technique sur place. Détailler les constats et assurer la mise en œuvre des recommandations, du plan de mesures correctives et des exigences en matière de suivi. 
• Participer activement aux réunions de programme, le cas échéant, afin de planifier et de coordonner efficacement les activités financières et programmatiques en conjonction avec les initiatives de renforcement des capacités des partenaires locaux.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES REQUISES

• Master requis ; diplôme d’études supérieures dans le domaine pertinent préféré,
• Minimum de 7 à 10 ans d’expérience de travail pertinente, 
• Expérience de travail dans un poste de responsabilité au niveau régional,
• Expérience en gestion de projets multiples et complexes dans un contexte rapide, entrepreneurial,
• Inspirer le leadership ; être capable d’établir rapidement la confiance et la crédibilité auprès des parties prenantes internes et externes,
• Être confortable avec la hiérarchie et les subordonnés dans le but d’obtenir des résultats transformateurs,
• Excellentes compétences en communication, tant orale qu’écrite, pour une variété de publics,
• Bilingue Français/anglais, 
• Démonstration d’agilité stratégique, de diplomatie, de gestion des conflits, de consolidation d’équipe et de compétences interpersonnelles pour assurer la cohérence interne entre les divers membres de l’équipe et sous-partenaires, ainsi que les relations externes avec le ministère de la Santé, la société civile, le secteur privé et d’autres parties prenantes,
• Maîtrise de MS Office (Word, Excel et autres logiciels appropriés), 
• Capacité à travailler de manière autonome et sous pression,
• Excellentes compétences en communication, en coaching et en facilitation, 
• Connaissances en audit.